Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Camp LIFT s’engage à protéger la confidentialité des renseignements  personnels qu’il recueille dans le cours de ses activités. 

La présente politique a pour objectif de présenter les moyens mis en place par Camp  LIFT pour y parvenir. Elle vise également à faire connaître le processus que Camp LIFT a  adopté pour traiter les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels  et aux incidents de confidentialité. 

Nous mettons en œuvre des mesures reconnues pour protéger vos renseignements  personnels contre la perte, l’accès non autorisé ou le traitement illégal, en limitant leur  accès au personnel strictement nécessaire. Cependant, aucune transmission ou  stockage électronique n’est totalement sécurisé, et nous ne pouvons garantir la sécurité  absolue de vos données, que vous partagez à vos risques. En cas de violation, nous vous  informerons rapidement et prendrons les mesures nécessaires pour en limiter les  impacts et éviter que cela ne se reproduise. 

Dernière mise à jour : 22 novembre 2024

DÉFINITIONS 

« Employée/employé » 

Toute personne qui travaille pour Camp LIFT moyennant rémunération, incluant la  direction ou la coordination, ainsi que toutes les personnes non rémunérées (bénévole,  stagiaire). 

« Incident de confidentialité » 

Tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement  personnel, de même que la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte  à sa protection. 

« Registre des incidents de confidentialité » 

L’ensemble des renseignements consignés sur les incidents et concernant les  circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, les dates pertinentes,  l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à  l’incident. 

« Risque de préjudice sérieux » 

Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter un préjudice  sérieux aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable de  la protection des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la  personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes  concernées en estimant, notamment, la sensibilité des renseignements concernés, les  conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu’ils soient utilisés à des  fins préjudiciables. 

« Renseignement personnel » 

Tout renseignement communiqué à Camp LIFT sous quelque support que ce soit (verbal,  écrit, audio, vidéo, photographique, informatisé ou autre) qui concerne une personne  physique et qui peut permettre, directement ou indirectement, de l’identifier. 

Nous collectons et traitons divers types de renseignements personnels dans le cadre de  nos activités et services, notamment : 

∙ Coordonnées personnelles et professionnelles : prénom, nom, adresse(s),  courriel(s), date de naissance, numéro(s) de téléphone. 

∙ Informations biographiques : titre de poste, nom de l’employeur, parcours  professionnel ou personnel, photos, contenu vidéo ou audio. 

∙ Données marketing et préférences : préférences alimentaires, commentaires,  réponses à des sondages, préférences de communication. 

∙ Historique de contributions et données financières : participation à des événements, adresses de facturation, informations bancaires ou de paiement.

∙ Informations liées aux services : détails concernant les prestations réalisées pour  vous. 

∙ Parcours professionnel et réseaux : affiliations professionnelles, implication  sociale, liens familiaux. 

∙ Recrutement : CV, scolarité, antécédents professionnels, affiliations  professionnelles, informations pertinentes au recrutement par Camp LIFT.

∙ Utilisation du site Web et données techniques : interactions avec notre contenu  en ligne. 

∙ Informations fournies par des clients : données personnelles pertinentes pour la  prestation de services, pouvant inclure des catégories spéciales comme l’origine  ethnique ou l’orientation sexuelle. 

∙ Dons et investissements communautaires : politique de dons, bénéficiaires,  contributions, reconnaissance obtenue, processus de décision, et parties  prenantes. 

∙ Autres renseignements fournis : toute autre information personnelle que vous  partagez. 

Si vous nous transmettez des informations concernant d’autres personnes (clients,  administrateurs, dirigeants, actionnaires ou propriétaires), vous devez les avoir informées  et obtenu leur consentement pour cette communication. Nous pourrions également  conserver des preuves de votre consentement (date, heure, méthode) si nécessaire pour  traiter vos données personnelles. 

OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ 

1.1 

Toutes les personnes impliquées dans Camp LIFT sont tenues de signer une entente ou  un engagement à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels  avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter des mandats pour l’organisme. Cette  entente ou engagement peut faire l’objet d’un document distinct ou l’engagement, être  contenu dans un contrat de travail. 

1.2 

L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation avec la personne  employée par l’organisme ou impliquée dans une ou des instances. Cette obligation survit  à la fin de cette relation. 

COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

2.1 

Camp LIFT peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements  personnels qui concernent les employées/employés. La constitution de tels dossiers a  pour objet de : 

• maintenir les coordonnées à jour ; 
• documenter des situations de travail, de stages ou de bénévolat ;
• permettre, dans le cas des employées/employés rémunérés, la réalisation des tâches  administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances  collectives, régime de retraite, etc.). 

2.2 

Camp LIFT peut, au besoin, collecter des renseignements personnels qui concernent les  membres des instances (conseil d’administration, conseil exécutif, comités, etc.) et  diverses autres personnes (membres, abonnées/abonnés, participantes/participants,  etc.).  

2.3 

Camp LIFT peut seulement recueillir les renseignements personnels qui sont nécessaires  aux fins d’un service ou d’une activité et il doit les utiliser à ces seules fins. 

Nous pouvons traiter vos renseignements personnels de plusieurs manières, selon votre  consentement ou une autre base légale appropriée. Chaque utilisation repose sur des  motifs spécifiques : 

∙ Prestation de services : pour offrir et gérer nos services, ainsi que remplir nos  obligations issues de tout accord conclu entre vous et nous. 

∙ Optimisation de l’expérience utilisateur : pour faciliter votre navigation sur notre site Web et garantir que leur contenu est pertinent et affiché de manière optimale  sur votre appareil. 

∙ Marketing et développement commercial : pour vous transmettre des  informations sur nos nouveaux services, des actualités liées à notre organisation  et notre secteur, ainsi que des invitations à des événements, à condition que vous  ayez choisi de recevoir ces communications. 

∙ Recherche et développement : pour mener des analyses afin de mieux  comprendre les besoins de nos clients et d’améliorer nos services et offres, y  compris en matière de sécurité. 

∙ Recrutement : pour examiner et traiter les candidatures, et évaluer si une  personne répond aux critères d’un poste au sein de Camp LIFT.

∙ Conformité légale et gestion des risques : pour respecter nos obligations légales  et réglementaires. 

∙ Prévention de la fraude : pour effectuer des vérifications, prévenir les actes  frauduleux et, si nécessaire, transmettre des informations aux organismes  compétents. Dans le cas de catégories spéciales de données, cela peut inclure des  motifs d’intérêt public, comme la prévention ou la détection de crimes, ou la  gestion de réclamations légales. 

∙ Protection des droits : pour faire respecter nos droits, satisfaire à des obligations  légales de divulgation ou protéger les droits de tiers. 

∙ Recouvrement de paiements : pour assurer le règlement des montants qui nous  sont dus, en faisant appel à des agences spécialisées ou à des recours juridiques,  si nécessaire. 

∙ Réorganisation de l’organisme : en cas de réorganisation (fusion, cession, etc.),  des renseignements personnels pourraient être transférés à des tiers concernés,  tout en veillant à leur sécurité et leur confidentialité conformément à la présente  politique de protection des données. 

2.4 

Les renseignements personnels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne  concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès  d’autrui ou que la loi l’autorise. 

2.5  

L’organisme qui collecte des renseignements personnels auprès d’une personne de moins  de 14 ans doit avoir obtenu au préalable le consentement de l’un de ses parents ou de sa  tutrice ou son tuteur légal, à moins que la collecte soit manifestement au bénéfice du  jeune (situation d’urgence, etc.). Dans le cas de la personne de 14 ans et plus, elle peut  elle-même donner son consentement. 

CONSERVATION ET GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

3.1 

Le nom de la personne responsable de la protection des renseignements personnels et le  moyen de la joindre sont indiqués sur le site internet principal de l’organisme. 

La personne responsable s’assure de la tenue d’un registre des incidents de  confidentialité.

3.2 

Sous réserve de l’article 3.3, la personne responsable est autorisée à accéder à tout  renseignement personnel que détient Camp LIFT. Les autres employées/employés sont  autorisés à accéder aux renseignements personnels dans la mesure où cet accès est  nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions. 

3.3 

Les employées/employés ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 3 doivent : 

• S’assurer que les renseignements personnels sont gardés à l’abri de tout dommage  physique ou accès non autorisé ; 
• S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements  personnels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient protégés  par des mots de passe. Ces mots de passe sont modifiés à une fréquence régulière  ainsi qu’à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont  remplacées ; 
• Garder les renseignements personnels en format papier dans des classeurs pouvant  être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque  journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs. 

3.4 

Lorsque l’employée/employé peut également être qualifié à un autre titre, les  renseignements personnels seront conservés dans des dossiers distincts.  

3.5 

Lorsque toute personne ayant un lien avec l’organisme constate un incident de  confidentialité, elle doit informer avec diligence la personne responsable de la protection  des renseignements personnels afin de documenter l’incident de confidentialité dans le registre, prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit  causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.  

Le registre conserve les informations sur un incident de confidentialité pour une période  minimale de cinq ans à partir de la date ou de la période de prise de connaissance de  l’incident par l’organisme. 

3.6 

La personne responsable de la protection des renseignements personnels juge si  l’incident présente un risque de préjudice sérieux.  

Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, la personne responsable doit aviser  avec diligence la Commission d’accès à l’information et toute personne dont un  renseignement est concerné par l’incident. 

3.7 

Camp LIFT faisant affaires avec un ou des fournisseurs de services technologiques pour  conserver des renseignements personnels doit obtenir de ceux-ci un engagement  d’assurer leur protection et d’en préserver la confidentialité. Cet engagement doit être  prévu dans le contrat le liant à ses fournisseurs. Les fournisseurs doivent aussi préciser  dans leur contrat les moyens qu’ils ont pris pour assurer la protection des renseignements  personnels et que ces derniers ne seront utilisés que dans le cadre de l’exécution du  contrat. 

Camp LIFT doit voir à inclure une disposition dans les contrats avec ses fournisseurs de  services technologiques prévoyant qu’il soit avisé de tout incident de confidentialité  mettant en cause des renseignements personnels collectés par lui.  

Advenant la situation où il lui soit nécessaire de faire affaires avec une entreprise située  à l’extérieur du Québec, il prend tous les moyens raisonnables à sa disposition pour  protéger les renseignements personnels et s’assurer qu’ils ne seront pas utilisés à des fins  non pertinentes à l’objet de la collecte.  

DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

4.1 

Sous réserve de l’article 4.2, les renseignements personnels sont conservés pendant la  période nécessaire à la réalisation des activités pour lesquelles ils ont été collectés. Cependant, ils peuvent être conservés pour une durée différente lorsque des lois  l’exigent. Ces renseignements personnels sont ensuite détruits de façon sécuritaire.  

4.2 

Les dossiers concernant les personnes employées sont conservés par Camp LIFT pour une  durée minimale de sept ans.  

DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À UN TIERS 

5.1 

Sous réserve des situations pour lesquelles la loi le requiert ainsi que des autres  dispositions au présent article 5, les renseignements personnels ne peuvent être  divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement manifeste, libre et éclairé de  la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin  spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette fin. Le consentement  obtenu sera écrit si la situation le permet. 

5.2 

Les renseignements personnels peuvent être divulgués sans le consentement de la  personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée.  La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne  concernée. 

COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À LA PERSONNE  CONCERNÉE 

6.1 

Sous réserve de l’article 6.2, les personnes ont le droit de connaître les renseignements  personnels que Camp LIFT a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de  tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci ou en demander la désindexation ou l’anonymisation. 

6.2 

Camp LIFT doit restreindre l’accès aux renseignements personnels lorsque la loi le  requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements  personnels au sujet d’un tiers. 

6.3 

Une demande écrite en lien avec l’article 6.1 doit être traitée dans un délai maximal de  30 jours. 

6.4  

Les personnes de moins de 14 ans ne peuvent exiger d’être informées de l’existence de  renseignements de nature médicale ou sociale les concernant ni obtenir communication  de ces renseignements, à moins que ce soit dans le cadre d’une procédure judiciaire, par  l’intermédiaire de leur avocate ou avocat.  

MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ 

7.1 

Une employée ou un employé manque à son obligation de confidentialité lorsque cette  personne : 

• Communique des renseignements personnels à des individus n’étant pas autorisés à  y avoir accès ; 
• Discute de renseignements personnels à l’intérieur ou à l’extérieur de Camp LIFT alors  que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les  entendre ;

• Laisse des renseignements personnels sur papier ou support informatique à la vue  dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles  de les voir ; 
• Fait défaut de suivre les dispositions de cette politique. 

7.2 

Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires  appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre  relation avec Camp LIFT, seront prises à l’égard de la personne, en plus de s’assurer du  respect de la procédure sur les incidents de confidentialité prévue à la présente politique. 

RECOURS 

8.1 

S’il s’avère que des renseignements personnels ont été utilisés de façon contraire à une  disposition de cette politique, la personne concernée peut déposer une plainte auprès  de la personne responsable de la protection des renseignements personnels de Camp  LIFT. Si la plainte concerne cette personne, elle peut être déposée auprès de la direction  ou de la coordination de Camp LIFT. 

La plainte doit être écrite et contenir le nom de la personne, ses coordonnées et le ou les  motifs de sa plainte. 

8.2 

La personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements personnels  la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information  pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de Camp LIFT d’accéder à sa  demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.  

SITES WEB DE TIERCES PARTIES 

9  

La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux sites web de tierces parties  connectés par des liens sur notre site web. Nous ne pouvons garantir que ces tierces  parties gèrent vos données personnelles de manière fiable ou sécurisée. Nous vous  recommandons de lire les déclarations de confidentialité de ces sites web avant de les  utiliser.

POLITIQUE RELATIVE À L’UTILISATION DE COOKIES 

10 

L’utilisation de cookies sur notre site Web sert uniquement à des fins analytiques et ne  collecte aucun renseignement personnel.  

MODIFICATIONS APPORTÉES A CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ 

11 

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité. Il est  recommandé de consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de  prendre connaissance de toute modification éventuelle. De plus, nous vous informerons  activement dans la mesure du possible.